El GREA ha sido el encargado de realizar los trabajos cartográficos que se han distribuido entre todos los operativos. Han servido para detallar los caminos por los que discurrirán las diferentes hermandades. Otra medida que se ha llevado a cabo es la unificación de los topónimos, evitando así que un mismo lugar pueda ser llamado de maneras diferentes, esto facilitará el trabajo a los agentes en caso de emergencia.
Estos mapas de cartografía servirán también para el seguimiento de los 35 GPS que se han instalado bajo la estructura de los simpecados de 30 hermandades, así como en cinco vehículos del Plan Romero. Los dispositivos de localización por satélite han sido aportados por la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa, y contribuyen a mejorar la capacidad de respuesta de los responsables del proyecto ante un incidente, ya que se conocería la ubicación en tiempo real.
Las nuevas tecnologías también se utilizarán para la difusión de la información del Plan Romero. Se ha habilitado un sitio Web en la página de la Consejería de Gobernación, así como en la página principal de la Junta de Andalucía que da cobertura a la información pertinente que se requiera por parte de los usuarios de este Plan Romero 2009. Por otra parte, se mantendrá la información tradicional, con el reparto de 32.000 folletos con recomendaciones entre las hermandades y en la propia aldea de El Rocío.
Efectividad del plan en la peregrinación hacia santuario
Por su parte, el Infoca activa sus dispositivos con motivo de la romería. Este año se verá reforzado con el nuevo Centro de Defensa Forestal instalado en el poblado de Cabezudos (Almonte), además contará también con un avión de carga en tierra y un helicóptero más. Las tareas de prevención que se realizan en las provincias de Huelva, Cádiz y Sevilla se han saldado con la intervención de 2.814 hectáreas que han acondicionado para que las hermandades puedan pernoctar. Se han tenido en cuenta también las zonas de paso, así como los casi 100 kilómetros de caminos que existen.
En esta edición se ha acondicionado una zona única en Palacio de Doñana con la finalidad de acoger a las hermandades procedentes de la provincia de Cádiz que realizan parada en esta zona del parque de Doñana con el fin de ofertar una mejor atención y reducir impacto sobre el entorno. Esta medida en Palacio del Rey, junto a la Raya Real, donde se han habilitado siete hectáreas, junto a las cuales se ubican los dispositivos de seguridad que llevan a buen término el plan.
Otra de las medidas que se llevarán cabo entre los peregrinos es el reparto de 75.000 sacos de basura en los accesos de todos los caminos a la aldea del Rocío. Esta iniciativa cuanta con la colaboración de voluntarios de la Sociedad Española de Ornitología. Son las propias hermandades las encargadas de llevar a cabo este trabajo de recogida de basura.