Seis de los procesos administrativos más recurrentes en la gestión del campus han sido automatizados por la Universidad Pablo de Olavide (UPO) de Sevilla gracias a la puesta en marcha de un proyecto de Robotic Process Automation (RPA). Los procesos robotizados son: profesorado externo; acreditación de idiomas; expedición de hojas de servicio; diligencias de actas; justificaciones al auditor; y comunicación de ingresos.
La tecnología RPA emula las acciones humanas repetitivas necesarias para completar estos procesos con una mejora en la eficiencia y la fiabilidad, y libera así al personal técnico y de administración de la UPO de esta labor reiterativa. De este modo, el PTGA podrá centrarse en tareas que aporten mayor calidad e innovación a la gestión universitaria, según informa la UPO.
Más procesos automatizados para el futuro
Además de la agilización de trámites académicos y administrativos, que redundan en una mejor atención a la comunidad universitaria, la automatización permite una mayor integración entre las plataformas digitales, una reducción de costes y optimizar los recursos financieros y humanos dedicados a la gestión universitaria. La automatización se ha realizado a través del Proyecto Tractor RPA-Interuniversitario, que contribuye a la modernización del Sistema Educativo y que cuenta con financiación de la Unión Europea (‘NextGenerationEU’) y del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades mediante el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
En el desarrollo del proyecto basado en RPA ha participado como proveedor tecnológico Ayesa AT, firma adjudicataria del contrato con amplia experiencia y que ha empleado la tecnología Uipath Orchestrator Cloud, solución SaaS de Uipath basada en la nube.
El proyecto de automatización de procesos está coordinado por la Gerencia y el Vicerrectorado de Transformación Digital de la Universidad, gracias al trabajo desarrollado por el Centro de Informática y Comunicaciones y las áreas administrativas involucradas en su desarrollo.
Una vez iniciada la robotización, lo evaluarán para determinar si en el futuro es viable ampliar el catálogo de procesos automatizados, en el objetivo de seguir progresando y modernizando los servicios administrativos. De la agilización en los seis procesos automatizados se beneficiarán tanto estudiantes como profesorado y personal técnico, de gestión y de administración y servicios (PTGA)
Seis procesos administrativos
El profesorado externo es una de esas áreas que se verán beneficiadas a la hora de llevar a cabo gestiones administrativas. Se trata de un proceso de volcado de información del PDI externo en Universitas XXI Académico (sistema de gestión académico universitario), recuperando la información de ficheros externos y realizado el cálculo de los créditos a desarrollar mejorando la eficacia del Área de Máster.
La acreditación de idiomas es otro de esos campos objeto de actuación. De este modo, se automatizará ese registro, integrando la información del Servicio de Idiomas y del Área de Gestión de Matrícula y Expediente Académico de Grado. A la par, envía un comunicado al estudiante para informar del proceso de incorporación a su expediente académico.
Asimismo, se incluye un nuevo proceso automatizado en las hojas de servicios, con la expedición y firma electrónica de la misma de un miembro del PTGA, y otro relacionado con las diligencias de actas, con lo que se interactúa con las aplicaciones de firma de actas y Universitas XXI Académica en la gestión de firmas de actas de diligencias de modificación.
En cuanto a las justificaciones al auditor, la automatización permite revisar información en Universitas XXI Económico (sistema de gestión económico), Universitas XXI Recursos Humanos (sistema de gestión de RRHH) y los directorios de documentación habilitados. Puntea individualmente la información de todos los gastos realizados facilitando la labor de detección de posibles incidencias.
Por último, en lo que a comunicación de ingresos se refiere, se notifica los ingresos, adelantos y cobros que se producen sobre las diferentes orgánicas-económicas de la UPO. Supone beneficios inmediatos para todo el personal docente investigador (PDI), el Área de Gestión Presupuestaria y Tesorería y el Área de Investigación en los miles de notificaciones que se vienen produciendo sobre estos asuntos económicos.