Tienes un club, asociación o grupo de empresarios y vas a organizar con determinada frecuencia eventos donde tus socios se van a reunir. Te tiemblan las piernas porque ves que aunque es una oportunidad para hacer negocios también es una amenaza a las arcas de la asociación.
Yo he organizado montones de eventos: desde cenas informales y cocktails, hasta eventos de formación pasando por actividades lúdicas y culturales para familias. En casi todos el balance ha sido negativo. Cuando uno no se dedica a esto para ganarse la vida sino para dar un servicio, el resultado no debe ser dar beneficio a los accionistas sino prestar un servicio a unos asociados por lo que si pierdes un poco de dinero por evento no te arranques los pelos, para eso están las cuotas de los asociados.
Ahora bien, de lo que se trata es de no dejar sin caja la asociación. Eso sí es grave y lo puedes evitar teniendo en cuenta dos aspectos básicos: los gustos de tus asociados y su capacidad de pago.
Si no estás en control de estas dos variable mi consejo es que seas muy precavido con los gastos, evita en lo posible un gasto fijo muy alto (alquiler de sala y medios audiovisuales) e incluso si tu asociación se puede beneficiar de alguna donación de sala, tanto mejor. Esto es lo que hacemos en la Asociación Nórdica de Sevilla y curiosamente el balance de los eventos siempre ha sido positivo.
Cuando vayas conociendo tus variables no fallarás. Recuerdo que en el Spanish Business Council de Dubai aprendimos que si el sitio de encuentro era más vistoso aunque costara el doble, la gente asistía en mayor número. En cambio había eventos que dejamos de celebrarlos porque no resultaban atractivos para los miembros.
En definitiva, ten en cuenta que puedes perder dinero y que conforme conozcas a tus socios mejor gestionarás tus eventos mejor.