La norma actual obliga a proteger con mucho más celo los datos personales de clientes y trabajadores ante las nuevas tecnologías.

Todo Estado de derecho debe garantizar la protección de datos de sus ciudadanos, ya que eso entraña la defensa de uno de sus derechos fundamentales, así como de las empresas y entidades. Por esa razón existe todo un marco jurídico al respecto que, además, se modificó en 2016, por recomendaciones marcadas por la Unión Europea.

Por todo ello, la gestión de los datos personales que se desarrollen a causa de cualquier actividad, tienen un cumplimiento obligado ante esta ley, sus obligaciones y sus principios.

Obviamente, las empresas tienen que ser una total garantía en referencia a esta materia, causa por la que se aconseja proceder a una auditoría protección de datos, ya que con ella se garantiza y ofrece seguridad de estar cumpliendo con la normativa y, en caso de que se detecte cualquier problema con esa protección, ayudar a reforzarla, redirigirla y solventarla. 

Está claro que en el ejercicio de la propia actividad de cualquier entidad o compañía se gestionan datos personales, tanto de clientes, como de proveedores, así como de los propios trabajadores de la plantilla. Departamentos como el de facturación, recursos humanos o contabilidad, utilizan cientos o miles de datos personales al día. Por todo ello, es bueno poseer las herramientas más eficaces para cumplir con las obligaciones que marca la normativa al respecto, y en esa, labor, una auditoría sería una buena solución.

Al mismo tiempo, la nueva ley también ha aliviado las enormes obligaciones generales respecto a la gestión de los datos. En este caso, ha solicitado la adaptación en relación con los factores de riesgo en los que estos puedan ser vulnerados, por tanto, dependerá de cada empresa y su tipología.

¿En qué ayuda un protocolo sobre protección de datos?

El hecho de contar con la asesoría de una consultora experta en materia de protección de datos puede resultar de enorme utilidad para la compañía, ya que entre otras cuestiones, podrá valorar el hecho de contar en la plantilla con un delegado de protección de datos. En caso de que se detecte esa necesidad, la asesoría dará las pautas necesarias para la creación de dicha figura. Al mismo tiempo, un protocolo de estas características sabrá identificar, en todo caso, el conjunto de datos personales que dispone la empresa y asesorará sobre cómo tratar cada uno de ellos. Por tanto, la puesta en marcha de un Protocolo de Actuación de Protección de Datos en muchas compañías que tienen ingentes cantidades de datos es casi vital.  

¿Qué contiene?

Por regla general, en esos protocolos se marcan todas las pautas a seguir en cada departamento que tenga que manejar datos de carácter personal. No obstante, se compone de una serie de cláusulas enfocadas al carácter protector de los datos, y que se deben incluir en todos los contratos, así como en los formularios y folletos, las newsletters, los correos electrónicos o la facturación que emita la empresa, y que recabe o lleve impreso algún dato personal.

Al mismo tiempo, se deben establecer una serie de archivos tipo para responder a las solicitudes por parte de la persona interesada de ejercer su derecho de acceso, así como de rectificación o eliminación de sus datos, para que pueda hacerlo. En este mismo sentido, esa personas pueden limitar y oponerse al tratamiento de los mismos.

El amplio campo de acción de la protección de datos

Obviamente, la protección de datos afecta a gran parte de los departamentos y actividades de las empresas, de ahí la importancia de contar con asesoría profesional para gestionarlos de manera adecuada. En este sentido, las nuevas tecnologías y el gran número de datos que en ella se dan, están dentro de estas limitaciones. 

Por todo ello, las compañías deben proteger las contraseñas, también debe poseer antivirus potentes y reforzar todos los canales de protección. La norma es algo dinámica, por lo que si en algún caso existe una modificación de la misma, se debe contar con una buena asesoría, lo que permitirá estar al día con la legislación sobre protección de datos, así como sobre su incidencia respecto a los clientes. 

En definitiva, proteger los datos es algo serio, que se debe hacer con todas las garantías, por eso, una agencia asesora puede ser de gran utilidad en esta tarea.